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Tess Advogados

INFORME TESS

Convenção sobre Eliminação de Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros

Em 1º de fevereiro de 2016, foi publicado no Diário Oficial da União (“DOU”) o Decreto nº 8.660/16, que promulga a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (“Convenção”) firmada em Haia, em 05 de outubro de 1961.

A adesão da República Federativa do Brasil à Convenção entrará em vigor, no plano jurídico externo, em 14 de agosto de 2016.

Segundo nossas pesquisas, o Brasil será o 109º Estado a aderir à Convenção. Entre os demais contratantes encontram-se Argentina, Estados Unidos, Reino Unido, Bélgica, Espanha, França, Hong Kong, Irlanda, Itália, Japão, Luxemburgo, México, Países Baixos, Portugal, Suécia e Suíça.

Em suma, cada Estado contratante da Convenção deverá dispensar a legalização de documentos públicos emitidos no território de outro Estado contratante. Para os efeitos da Convenção, ‘legalização’ significa apenas o que chamamos também de “consularização”, ou seja, o ato pelo qual agentes consulares ou diplomáticos do país no qual o documento deverá produzir efeitos atestam a autenticidade da assinatura, a função ou o cargo exercidos pelo signatário do documento (e/ou a autenticidade do selo ou carimbo ali aposto).

A única formalidade que se pode exigir de outro Estado contratante para atestar a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercido pelo signatário do documento público e, quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo aposto no documento, é a apresentação de uma ‘apostila’, cujo modelo está acostado na própria Convenção, que será emitida pela autoridade competente do Estado no qual o documento público é originado. Tal formalidade, no entanto, pode ser dispensada se “as leis, os regulamentos ou os costumes em vigor no Estado onde o documento deva produzir efeitos - ou um acordo entre dois ou mais Estados contratantes - a afastem ou simplifiquem, ou dispensem o ato de legalização”, conforme dispõe o artigo 2º da Convenção.

De acordo com o texto da Convenção, são considerados documentos públicos:

a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;
b) Os documentos administrativos;
c) Os atos notariais; e
d) As declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.

A Convenção não se aplica, contudo, a:

a) Documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; e
b) Documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

O Decreto 8.660/16 e o inteiro teor do texto da Convenção, que inclusive prevê mais detalhes sobre o procedimento de emissão das supramencionadas ‘apostilas’, podem ser acessados pelo seguinte link: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2016/Decreto/D8660.htm

Vale ressaltar que o Brasil já possui alguns acordos anteriores nesse sentido, tal como com a Argentina, onde basta apenas um carimbo do Ministério das Relações Exteriores, a dispensa de legalização de documento lavrado por notário público francês (Decreto n. 91.207/85) e o trâmite por intermédio da autoridade central no Mercosul, Chile e Bolívia, para documentos oficiais emitidos por autoridade judiciária ou administrativa.

Esperamos que a adesão brasileira à Convenção sirva como impulso para melhorar o fluxo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil. Tais fatos deverão, como consequência, simplificar e incrementar positivamente a vida dos cidadãos e negócios no Brasil.

São Paulo, 25 de fevereiro de 2016.

Marco Mello Cunha
Societário e Contratos
mcunha@tesslaw.com


Victor Goulart Lazarini
Societário e Contratos
vlazarini@tesslaw.com

 

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TESS BULLETIN

Agreement on the Elimination of the Requirement for Authentication of Foreign Public Documents

On 1st February 2016, the Diário Oficial da União (Official Gazette) published Decree No. 8.660/16, establishing the Agreement on the Elimination of the Requirement for Authentication of Foreign Public Documents (hereinafter referred to as the Agreement), enacted and signed in The Hague on 5 October 1961.

Brazil’s adherence to the Agreement, on the overseas judicial level, shall formally take effect as from 14 August 2016.

According to our studies, Brazil is the 109th country to become party to this Agreement. Among the other contracting countries are Argentina, United States of America, the United Kingdom, Belgium, Spain, France, Hong Kong, the Republic of Ireland, Italy, Japan, Luxembourg, Mexico, the Netherlands, Portugal, Sweden and Switzerland.

Briefly, each country adhering to the Agreement shall waive the requirement to authenticate public documents issued in any of the other contracting countries’ national territory. For the purposes of this Agreement, ‘authentication’ merely represents what is also known as “consularisation”, i.e., the act whereby consular or diplomatic bodies of the country where the document will apply, certify the validity of the signature, position or duty exercised by the signatory of such document (and/or the authentication of the stamp or seal applied thereto).

The only formality that could be required by the other contracting country to certify the authenticity of the signature, duty or position of the signatory of the respective public document and, where applicable, the authenticity of the seal or stamp on the document, is the submission of a proviso, a sample model whereof is attached to the Agreement itself, to be issued by the appropriate authority of the public document’s country of origin. However, this formality may be waived if “the laws, regulations or customs in effect in the country where the document shall take effect – or a covenant drawn up between two or more contracting counties – shall dispense with or simplify, or waive the act of authentication”, pursuant to article 2 of the Agreement.

The text of the Agreement deems the following to be public documents:

a) Documents issued by an authority or public agent representing any jurisdiction of the country, including documents issued by the Officer of Public Prosecutions, judicial clerk or bailiff.
b) Administrative documents.
c) Notarised documents.
d) Official statements set forth in private documents, such as certificates recording the registration of a document or its existence on a given date, and authentication of signatures.

However, the Agreement is not applicable to:

a) Documents issued by diplomatic or consular authorities
b) Administrative documents directly relating to business or customs negotiations.

Decree No. 8.660/16 and the entire content of the text of the Agreement, which also provides further details on the procedure required to issue the above mentioned provisos, may be accessed through the following link: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2016/Decreto/D8660.htm

It should be noted that Brazil is already party to prior agreements of this nature, such as that with Argentina, where an official stamp by the Foreign Office Ministry is sufficient, the authentication waiver for documents legalised by French notaries public (Decree No. 91.207/85), and the procedure via the central Mercosul authority for Chile and Bolivia, in the case of official documents issued by a judicial or administrative authority.

We trust that Brazil’s adherence to the Agreement will expedite the flow of Brazilian documents overseas and of foreign documents in Brazil. This will greatly simplify and positively impact the life of Brazilian citizens and Brazilian business.

São Paulo, 25 February 2016.

Marco Mello Cunha
Corporate and Contracts
mcunha@tesslaw.com


Victor Goulart Lazarini
Corporate and Contracts
vlazarini@tesslaw.com




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